NOTA: Excelente día , estimado aprendiz, para la prueba no se registra asistencia ya que cuando envíes la evidencia de una vez firma la asistencia
PRUEBA DE CONOCIMIENTO
De acuerdo al archivo enviado a sus correos,al grupo de WhatsApp y compartido en el DRIVE ( EL NOMBRE DEL ARCHIVO ES: 08 Busqueda.xls)realizar las siguientes actividades:
Punto 1:
- En la columna H debe calcular el puntaje final de cada postulante considerando las bonificaciones indicadas.
- En la columna I debe salir el mensaje INGRESO si su puntaje alcanzó por lo menos el puntaje mínimo para ingresar o NO INGRESO en caso contrario.
Punto 2:
La junta de acción comunal requiere hacer una Base de Datos con cada uno de sus integrantes (realizar mínimo 20 personas con cualquier nombre, debe contener los datos básicos de los integrantes), y en otra Base de Datos los hijos de los integrantes de la junta.
La idea de estas dos bases de datos es poder tener una plantilla donde se pueda consultar lo siguiente:
- Verificar si se encuentra inscrito en la Base de Datos de la Junta
- Verificar cantidad de hijos por integrante de la Junta
Punto 3:
Realice una macro de una lista de mercado de por lo menos 35 ITEM, calculando mediante programación (MACRO), el valor unitario, valor total del ITEM o producto y valor total de la lista.
Punto 4:
Envíe un archivo plano de los 20 integrantes de la junta.
Después de realizar los cuatro puntos de la prueba de conocimiento debes adjuntar todos los cuatro puntos mas la lista de chequeo firmada y con el nombre de ustedes sin diligenciar nada mas, solo deberá diligenciar lo que está en rojo.
Microsoft VBA (Visual Basic para aplicaciones) es el lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft. VBA permite a usuarios y programadores ampliar la funcionalidad de programas de la suite Microsoft Office.
EL EDITOR DE VISUAL BASIC
El Editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en inglés, es un programa independiente a Excel pero fuertemente relacionado a él porque es el programa que nos permite escribir código VBA que estará asociado a las macros. Existen al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de ellas es a través del botón Visual Basic de la ficha Programador.
El segundo método para abrir este programa es, en mi opinión, el más sencillo y rápido y que es a través del atajo de teclado: ALT + F11. El Editor de Visual Basic contiene varias ventanas y barras de herramientas.
En la parte izquierda se muestra el Explorador de proyectos el cual muestra el proyecto VBA creado para el libro actual y además muestra las hojas pertenecientes a ese libro de Excel. Si por alguna razón no puedes visualizar este módulo puedes habilitarlo en la opción de menú Ver y seleccionando la opción Explorador de proyectos.
El Explorador de proyectos también nos ayuda a crear o abrir módulos de código que se serán de gran utilidad para reutilizar todas las funciones de código VBA que vayamos escribiendo.
Dentro del Editor de Visual Basic puedes observar una ventana llamada Inmediato que está en la parte inferior. Esta ventana es de mucha ayuda al momento de escribir código VBA porque permite introducir instrucciones y observar el resultado inmediato. Además, desde el código VBA podemos imprimir mensajes hacia la ventana Inmediato con el comando Debug.Print de manera que podamos depurar nuestro código. Si no puedes observar esta ventana puedes mostrarla también desde el menú Ver.
El área más grande en blanco es donde escribiremos el código VBA. Es en esa ventana en donde escribimos y editamos las instrucciones VBA que dan forma a nuestras macros.
Es importante familiarizarnos con el Editor de Visual Basic antes de iniciar con la creación de macros.
¿QUÉ ES UNA MACRO DE EXCEL?
Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.
Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.
MOSTRAR LA PESTAÑA PROGRAMADOR EN EXCEL
La pestaña Programador es ampliamente utilizada en la creación de macros y de controles de formulario. Sin embargo, dicha pestaña no es mostrada de manera predetermina en la Cinta de opciones de Excel y por lo tanto es importante aprender a mostrarla.
Para activar la pestaña Programador, debemos acudir a la configuración de la Cinta de opciones la cual se encuentra en el cuadro de diálogo Opciones de Excel y a continuación aprenderemos dos métodos para llegar a dichas opciones de configuración.
Sigue los siguientes pasos para mostrar la pestaña Programador: 1. Haz clic en la pestaña Archivo. 2. Haz clic en la sección Opciones que se encuentra entre los comandos del panel izquierdo. Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel y deberás hacer clic en la opción Personalizar cinta de opciones.
En la sección Pestañas principales deberás hacer clic en el cuadro de selección de la pestaña Programador.
La pestaña Programador tiene los comandos necesarios para crear macros y también para ejecutar macros previamente grabadas. Desde esta pestaña podremos abrir el Editor de Visual Basic que nos permite escribir código VBA.
INGRESAR A LA PESTAÑA DE PROGRAMADOR. Es posible acceder al cuadro de diálogo Opciones de Excel y a las opciones de configuración de la Cinta de opciones de una manera más rápida que con los pasos anteriormente descritos. 1. Haz clic derecho en la Cinta de opciones. 2. Haz clic en el comando Personalizar la Cinta de opciones.
3. Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel y deberás activar la casilla de la pestaña Programador.
Aunque la pestaña Programador tiene dicho nombre en varias versiones de Excel, es posible que te encuentres con alguna versión que haya nombrado la pestaña como Desarrollador. Se refieren a la misma pestaña y los comandos son los mismos, solo es un nombre diferente.
GRUPOS DE COMANDOS DE LA PESTAÑA PROGRAMADOR
Una vez que has activado la pestaña Programador o Desarrollador, podrás ver que los comandos se encuentran organizados en cuatro grupos.
1. Código: Aquí están los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual Basic donde se puede escribir directamente código VBA. También nos permitirá ver la lista de macros disponibles para ejecutarlas o eliminarlas y también encontrarás el comando Grabar macro el cual nos permite crear una macro sin necesidad de saber programación VBA.
2. Complementos: nos permite administrar y habilitar todo tipo de complementos como el caso del complemento Solver o las Herramientas para análisis.
3. Controles: Contiene comandos para agregar controles especiales a las hojas de Excel como los controles de formulario que son botones, casillas de verificación, botones de opción entre otros más que serán de gran utilidad para ampliar la funcionalidad de Excel. 4. XML: Con estos comandos podremos importar datos de un archivo XML y encontraremos opciones útiles para codificar y trabajar con archivos XML.
Para complementar lo anterior con respecto a abrir la pestaña del programador o desarrollador ver el siguiente video:
Actividad de aprendizaje:Realizar una macro que me permita hallar el valor total de cada item de la factura, subtotal, IVA y el valor total de la factura.
Para el desarrollo de está actividad vas a tomar la factura que realizaste en el actividad del día 24 y le elimina las fórmulas agregadas( Fórmulas de las operaciones matemáticas, las de búsqueda del cliente la dejan), de manera que puedas realizar las operaciones solicitadas en la actividad , por medio de MACROS.
Videos de apoyo para la realización de la MACRO. VIDEO 1:
Los archivos de texto son uno de los métodos de intercambio de datos más populares en la actualidad ya que pueden ser abiertos y consultados por diversas aplicaciones en diferentes sistemas operativos como Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android, etc.
Los archivos de texto no dependen de ninguna herramienta de software específica, ni tienen problemas de compatibilidad entre versiones porque se han creado de la misma manera por décadas y por lo tanto cualquier herramienta de edición de documentos puede leer un archivo de texto. Por esta razón es muy probable que en más de una ocasión tengas la necesidad de exportar los datos de Excel a un archivo de texto de manera que tus datos puedan ser integrados o analizados desde otro sistema de información.
FORMATOS DE ARCHIVO DE TEXTO
Existen dos formatos de archivo de texto que son ampliamente utilizados:
Archivos de texto delimitados por tabulaciones (TXT): Cada valor de la columna está separado por el carácter de tabulación. A simple vista tendrás la impresión de que existen varios espacios en blanco entre cada columna, pero en realidad es solo el carácter tabulador el que los separa.
Archivos de texto delimitados por comas (CSV): Cada campo en el archivo de texto está separado por una coma. Este formato es tan conocido y utilizado que es almacenado con su propia extensión de archivo .CSV aunque sigue siendo un archivo de texto plano. Las siglas CSV provienen de su nombre en inglés Comma-Separated Values.
A continuación veremos lo simple que es crear cada uno de estos dos tipos de archivos en Excel. La hoja de datos que exportaremos en nuestros ejemplos será la siguiente:
CREAR UN ARCHIVO DE TEXTO DELIMITADO POR TABULACIONES
Para crear un archivo de texto delimitado por tabulaciones en Excel debemos pulsar la ficha Archivo y seleccionar la opción Guardar como. Se mostrará el cuadro de diálogo Guardar como y para la opción Tipo debemos elegir Texto (delimitado por tabulaciones):
Una vez que pulses el botón Guardar se mostrarán algunas advertencias. La primera de ellas nos advierte que el tipo de archivo seleccionado no es compatible con libros que tienen múltiples hojas y que por lo tanto solo se exportarán los datos de la hoja activa. Esto quiere decir que, si tienes un libro con datos en varias hojas, deberás exportar cada hoja a un archivo de texto diferente.
Será muy probable que también se muestre una segunda advertencia indicando que nuestro archivo contiene formatos que no son compatibles con los archivos de texto delimitados por tabulaciones. Solamente deberás pulsar el botón Sí para continuar con el proceso y como resultado obtendremos un archivo de texto como el siguiente:
CREAR UN ARCHIVO DE TEXTO DELIMITADO POR COMAS
El procedimiento para crear un archivo de texto delimitado por comas (CSV) es prácticamente similar al ejemplo anterior con la diferencia de que en el cuadro de diálogo Guardar como debemos seleccionar el tipo de archivo CSV (delimitado por comas):
Obtendremos las mismas advertencias que en el ejemplo anterior pero como resultado tendremos el siguiente archivo de texto:
Actividad de aprendizaje 1: Del archivo de Excel Generales, pasarlo a archivo plano de acuerdo a los lineamientos dados anteriormente de como pasar un archivo de excel a archivo txt o plano ( por favor leer las instrucciones).
Actividad de aprendizaje 2: Después de crear un archivo plano o txt vas a pasar ese archivo de texto o arhivo plano a Excel, por favor leer y realizar las instrucciones dadas
IMPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO
Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar información entre diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los sistemas de las grandes empresas no generaban archivos Excel sino archivos de texto.
Por esa razón Excel incorporó desde sus primeras versiones la funcionalidad de importar archivos de texto de manera que se pudiera analizar dicha información dentro de Excel. El día de hoy se sigue utilizando este tipo de archivos para intercambiar información ya que son archivos muy ligeros a pesar de la gran cantidad de datos que pueden llegar a contener.
Un archivo de texto que contiene información de una base de datos siempre hace uso de algún caracter especial para separar la información perteneciente a cada columna. Es precisamente ese caracter utilizado el que hace la diferencia entre un tipo de archivo y otro. Por ejemplo, aquellos archivos en donde cada cambio de columna está indicado por el signo de puntuación “,” (coma) es conocido como archivo CSV por sus siglas en inglés (Comma-Separated Values). Observa el siguiente ejemplo de un archivo CSV:
La diferencia entre un arhivo CSV y uno de texto es solamente el tipo de separador utilizado. Un archivo de texto generalmente indica la separación entre columnas utilizando el tabulador:
Estos dos tipos de archivos son los más comunes, pero podrías encontrarte alguno diferente que tal vez utilice el signo “;” para separar las columnas, sin embargo cualquier tipo de archivo de texto podrá ser importado a Excel sin importar el carácter separador utilizado.
IMPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO EN EXCEL
Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y seleccionar el comando Desde texto que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos. Esto abrirá el cuadro de diálogo Importar archivo de texto que permitirá seleccionar el archivo a importar.
Después de seleccionar el archivo adecuado debes hacer clic en Importar. Eso mostrará el primer paso del Asistente para importar texto. Este primer paso es importante porque permite especificar el tipo de archivo a importar ya sea que utilice algún carácter específico como delimitador o que sea un archivo que utiliza un ancho fijo de columna.
De igual manera en este paso se puede indicar a Excel que comience a importar a partir de alguna fila específica del archivo. Al hacer clic en el botón Siguiente, Excel sugerirá el tipo de separador que ha descubierto dentro del archivo a importar y generalmente será acertado en su sugerencia. Aun así recomiendo validar que dentro de la vista previa efectivamente se muestra una separación adecuada de los datos.
En caso de que Excel se haya equivocado solamente deberás seleccionar el separador adecuado de la lista o especificar algún otro si es necesario. Haz clic en siguiente que nos llevará al último paso que permite especificar el tipo de datos de cada columna.
Solamente tienes 3 opciones: General, Texto y Fecha. Sugiero poner especial atención a las fechas de manera que después de la importación se facilite su manejo e interpretación dentro de Excel. Al hacer clic en el botón Finalizar, se preguntará por la ubicación dentro de la hoja de Excel donde se colocarán los datos importados.
Una vez indicada la celda destino deberás hacer clic en el botón Aceptar y los datos serán importados por Excel.
TABLAS DINÁMICA Y APLICACIÓN DE LA FÓRMULA SI.ERROR
COMBINAR LA FUNCIÓN BUSCARV Y SI.ERROR
La función BUSCARV es una de las funciones más utilizadas para realizar búsquedas por lo que es inevitable que en algunas ocasiones no encontremos el valor buscado. En esos casos se mostrará el error #N/A, el cual no es tan amigable para el usuario, por lo que en esta ocasión te mostraré un método para personalizar dicho mensaje de error con la función SI.ERROR.
La siguiente imagen muestra el momento exacto en que la función BUSCARV realiza una búsqueda sobre el rango A2:A11 del nombre Dana que está indicado en la celda E1. Dicho nombre no existe dentro de la lista por lo que obtendremos como resultado el error #N/A.
ELIMINAR EL ERROR #N/A DE LA FUNCIÓN BUSCARV
La manera más fácil de personalizar ese mensaje de error es utilizando la función SI.ERROR. Es importante saber que la función SI.ERROR está disponible a partir de Excel 2007 y es de mucha utilidad cuando queremos detectar si una función de Excel ha devuelto un error.
La función SI.ERROR tiene dos argumentos, el primero es el valor o expresión que va a evaluar y el segundo argumento es el valor que regresará en caso de que el primer argumento devuelva un error. En nuestro caso, el primer argumento será el resultado devuelto por la función BUSCARV tal como se muestra en la siguiente fórmula:
=SI.ERROR(BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO), "Nombre no encontrado")
Esta fórmula evitará desplegar el mensaje de error #N/A devuelto por la función BUSCARV y en su lugar desplegará el mensaje “Nombre no encontrado”. Observa con detenimiento que la función BUSCARV es la misma que devolvía el error #N/A en la primera imagen, pero al utilizar la función SI.ERROR obtendremos un resultado muy diferente:
La función BUSCARV sigue sin encontrar el nombre “Dana” en la lista de nombres por lo que regresa el error #N/A pero la función SI.ERROR se encarga de detectar dicho resultado y desplegar la leyenda “Nombre no encontrado” en lugar del error #N/A.
Por el contrario, si la función BUSCARV encuentra el valor buscado, entonces la función SI.ERROR no tendrá efecto alguno sobre el resultado. Observa la siguiente imagen donde hago la búsqueda del nombre “Diana” el cual existe dentro de la lista:
Actividad de aprendizaje 1: Aplicar la fórmula SI.ERROR a la actividad del día 24 de agosto a cada una de las consultas realizadas de la fórmula BUSCARV.
Actividad de aprendizaje 2: Por medio de una tabla dinámica mostrar los siguientes informes de acuerdo al archivo DIN-2 ( Archivo enviado por el grupo de WhatsApp y correo electrónico):
1. Total Facturado por cada entidad
2. Cantidad de pacientes atendidos por cada especialidad
3. Cantidad de pacientes atendidos por cada servicio
